Konzeption und Umsetzung einer maßgeschneiderten KI-Lösung, die monatliche Belegstapel automatisiert erfasst, prüft und abrechnungsfertig aufbereitet.
Ein zuvor zeitintensiver, fehleranfälliger Finanzprozess wird zu einem reproduzierbaren Monatslauf – mit spürbar weniger Aufwand und höherer Genauigkeit.
Die monatliche Belegroutine als automatisierter Prozess
Für ein österreichisches Dienstleistungsunternehmen hat HEOX zwei eng verzahnte KI-Prozesse konzipiert und produktiv in den Arbeitsalltag integriert. Sie übernehmen die monatliche Belegerfassung sowie die Prüfung der Kreditkartenabrechnung vollständig.
Im Fokus standen zwei reale, bisher sehr aufwändige Aufgaben: die Erstellung einer vollständigen Spesenabrechnung aus einem gemischten Stapel PDF-Belege sowie die Vollständigkeitsprüfung der Kreditkartenabrechnung gegen alle zugehörigen Einzelrechnungen.
Das Ergebnis ist eine Lösung, die nicht nur Zeit spart, sondern den Prozess qualitativ auf ein neues Niveau hebt – mit klar nachvollziehbaren Ergebnissen statt Blackbox-Automatisierung.
Zeitersparnis im Monatsabschluss
Die manuelle Monatsroutine verkürzt sich von mehreren Stunden auf wenige Minuten Kontrollaufwand. Finanzverantwortliche werden von wiederkehrender Fleißarbeit entlastet und gewinnen Kapazität für wertschöpfende Aufgaben.
Höhere Genauigkeit & Compliance
Steuerliche Aufteilungen, Kategorisierungen und Belegzuordnungen folgen einem klar definierten Regelwerk nach österreichischem Recht. Unklare Fälle werden nicht geschätzt, sondern gezielt zur Prüfung ausgewiesen.
Transparenz & Kontrolle
Jeder Lauf endet mit einem nachvollziehbaren Prüfbericht. Offene Punkte, fehlende Belege und Auffälligkeiten sind sofort sichtbar – ohne Kontrollverlust über Daten, Buchhaltung und Freigabeprozesse.
Von der manuellen Belegflut zum reproduzierbaren Monatslauf
Dieses Projekt zeigt, wie HEOX KI nicht als Experiment, sondern als produktiven Baustein in bestehende betriebswirtschaftliche Abläufe integriert – dort, wo Aufwand, Wiederholung und Fehleranfälligkeit zusammentreffen.
Im Ergebnis steht kein generisches Tool, sondern ein fest definierter, auf den Kunden zugeschnittener Prozess mit belastbarer Logik und einem überprüfbaren Endzustand.
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen zum Projekt, zum Nutzen der KI-Automatisierung und zum Einsatz in laufenden Finanzprozessen.
HEOX hat für ein Dienstleistungsunternehmen zwei monatlich wiederkehrende Finanzprozesse automatisiert: die Spesenabrechnung aus einem Stapel PDF-Belegen sowie die vollständige Prüfung der Kreditkartenabrechnung gegen die zugehörigen Einzelrechnungen.
Der Monatsaufwand reduziert sich auf einen Bruchteil der bisherigen Zeit. Gleichzeitig steigen Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit, weil der Prozess einem klaren Regelwerk folgt und jeder Lauf in einem prüfbaren Endzustand mündet.
Das Regelwerk ist bewusst konservativ: Wo Informationen nicht eindeutig ableitbar sind, wird nicht geschätzt, sondern gezielt zur manuellen Prüfung markiert. So bleibt die fachliche Verantwortung dort, wo sie hingehört.
Ja. Der Ansatz eignet sich überall dort, wo belegintensive Prozesse monatlich wiederkehren. HEOX begleitet solche Projekte von der Analyse über die Umsetzung bis zum produktiven Betrieb – zugeschnitten auf die jeweiligen Strukturen und Anforderungen.
Der Einstieg ist schlank: In einem ersten Schritt analysieren wir den bestehenden Prozess und zeigen das Automatisierungspotenzial auf. Erst wenn der Nutzen klar ist, folgt die Umsetzung – schrittweise und ohne Risiko für den laufenden Betrieb.