KI-Automatisierung von Beleg- und Abrechnungsprozessen.
Ein österreichisches Dienstleistungsunternehmen lässt die monatliche Spesenabrechnung und die Prüfung der Kreditkartenabrechnung von zwei KI-Prozessen vorbereiten.
Worum es ging.
Jeden Monat war aus einem gemischten Stapel Belege eine vollständige Spesenabrechnung zu erstellen: PDF-Rechnungen, dazu viele gescannte und fotografierte Belege. Dazu kam die Kreditkartenabrechnung, die gegen alle Einzelrechnungen auf Vollständigkeit zu prüfen war. Beides kostete mehrere Stunden und war fehleranfällig.
Wie wir es gelöst haben.
Wir haben zuerst die bisherige Monatsroutine aufgenommen. Dabei haben wir festgelegt, was automatisiert wird und was beim Menschen bleibt. Danach haben wir zwei KI-Prozesse gebaut. Der eine liest die Belege per Texterkennung (OCR) aus, auch gescannte und fotografierte, ordnet die Steuersätze zu und stellt alles als Liste für die Abrechnung bereit. Der andere prüft die Kreditkartenabrechnung gegen die Einzelrechnungen.
Steuerliche Aufteilung, Kategorien und Belegzuordnung folgen einem festen Regelwerk nach österreichischem Recht. Bei Unsicherheiten fragt das System von sich aus nach. Jeder Lauf endet mit einem Prüfbericht.
In einem Pilotprojekt über vier Monate hat das System aus seinen eigenen Fehlern gelernt. Seither läuft es beinahe fehlerfrei.
Was rausgekommen ist.
Die Monatsroutine ist von mehreren Stunden auf wenige Minuten Kontrollaufwand gesunken. Offene Punkte und fehlende Belege stehen im Prüfbericht. Die Kontrolle liegt weiter bei den Mitarbeitenden des Unternehmens.
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